Создайте единый бланк заявки для всех ваших оптовых клиентов. Включите в него обязательные поля: номер и дату заказа, полные реквизиты покупателя, точное название товара, артикул, цену за единицу и общую сумму. Укажите условия отгрузки – самовывоз или доставку, желаемые дату и временное окно. Такой подход сократит количество уточняющих звонков на 40% и ускорит обработку.

Передавайте заявки в отдел логистики и на склад сразу после подтверждения менеджером. Для этого подойдет общий чат в мессенджере или задача в системе управления. Установите правило: новая заявка должна быть зафиксирована в учетной системе в течение одного рабочего часа. Это позволит кладовщикам заранее начать комплектацию заказа, а водителям – спланировать маршрут.

Автоматизируйте ответ клиенту. Настройте автоматическую отправку письма или SMS с номером заявки и контактом персонального менеджера сразу после регистрации запроса. В течение дня информируйте заказчика о ключевых этапах: подтверждении наличия товара, сборке заказа и отгрузке. Простая смс-рассылка о статусе повышает лояльность и снижает нагрузку на отдел продаж.

Анализируйте данные от клиентов еженедельно. Обращайте внимание на повторяющиеся позиции в заявках и частоту их запроса. Эта информация поможет скорректировать складские запасы, предложить выгодные условия по предзаказу на популярные напитки и предвосхитить спрос в пиковые сезоны, например, перед праздниками.

Заявки на напитки от оптовых клиентов: оформление и работа

Создайте единую форму заявки для всех клиентов. Включите в неё поля для номера договора, названия и адреса точки доставки, контактного лица с телефоном, желаемой даты и временного окна отгрузки. Обязательно предусмотрите таблицу для товаров с выпадающим списком наименований, артикулами, фасовкой (бутылка 0.5л, кега 30л), ценой за единицу и итоговой суммой. Это сократит ошибки и ускорит обработку.

От получения к отгрузке: чёткий путь заявки

Назначьте ответственного менеджера, который в течение 30 минут подтверждает получение заявки клиенту. Все заявки фиксируйте в одной системе – будь то 1C, CRM или простой трекер-таблица. Менеджер проверяет остатки, согласует замены при нехватке и формирует задание на склад. Автоматически формируйте счёт и отгружайте товар только после подтверждения оплаты или в рамках установленного лимита кредита.

Как избежать проблем с логистикой и учётом

Согласуйте с клиентом жёсткое окно доставки, например с 10:00 до 14:00, и чётко доводите его до водителя. Водитель передаёт на точку два экземпляра накладной (ТОРГ-12), а подписанный клиентом один возвращает в бухгалтерию. В этот же день менеджер связывается с клиентом для подтверждения получения и фиксации возможных претензий по количеству или качеству. Данные о выполненных заявках сразу попадают в отчёт по продажам, что помогает анализировать спрос.

Раз в квартал пересматривайте список популярных позиций с клиентом. Это поможет вам прогнозировать его потребности и формировать резерв на складе, гарантируя стабильные поставки.

Как правильно заполнить форму заявки: обязательные поля и частые ошибки

Проверьте адрес доставки: добавьте не только город, но и номер склада или офиса, код на проходной, если это требуется. Уточните желаемые дату и временное окно – это помогает логистам спланировать маршрут.

Вносите товары по артикулам или четким названиям из нашего прайс-листа. Например, «Сок Яблочный, 1л, т/п» вместо просто «Яблочный сок». Указывайте упаковку (шт., короб) и нужное количество в выбранных единицах измерения.

Распространённая ошибка – невнимательность к минимальной партии отгрузки. Её размер указан в условиях работы, и заявка с меньшим объёмом создаст задержку. Ещё одна проблема – пропуск поля «Комментарий». Напишите там номер накладной для доставки, необходимость ранней разгрузки или другие особые пожелания.

Перед отправкой просмотрите все данные ещё раз. Корректная заявка обрабатывается в день получения, и ваш заказ отправляется в работу без дополнительных звонков и уточнений.

От приема до отгрузки: этапы движения заказа внутри компании

Сразу после получения заявки от клиента, ваш менеджер проверяет наличие товара в системе и резервирует его. Это действие занимает не более 15 минут в рабочее время и предотвращает двойные продажи.

Согласование и подтверждение

На этом шаге мы уточняем детали: согласовываем точный ассортимент, объемы и срок поставки. Все правки вносятся в электронный документ, и клиент получает итоговую спецификацию для подтверждения по email. Только после его одобрения заказ переходит в производство или на склад для комплектации.

Далее отдел логистики формирует задание на отбор. Сотрудник склада получает маршрутный лист с оптимальным путем движения по зоне хранения. Он собирает продукты, проверяя сроки годности каждой партии. Например, для соков это всегда паллеты из середины стеллажа, поступившие раньше других.

Финальный контроль и погрузка

Перед упаковкой второй сотрудник сверяет собранный заказ со спецификацией. Он пересчитывает короба и проверяет целостность упаковки. Мы фиксируем температуру продукции в протоколе, особенно для молочных коктейлей или пива.

Водитель-экспедитор получает полный пакет документов: накладную, счет-фактуру и заказ-наряд. Он помогает загрузить машину, соблюдая принцип «последний товар – первый к разгрузке». Фото загруженного автотранспорта мы прикладываем к электронной карточке заказа. Клиент получает SMS с номером накладной и контактами водителя за час до прибытия машины.

Стандартные и срочные заявки: сроки согласования и выполнения

Четко разделяйте заявки на два типа: это определит скорость работы и поможет избежать недопонимания с клиентами.

Стандартный порядок работы

Это основной процесс для плановых поставок. Соблюдение сроков гарантирует наличие товара на складе и своевременный отгрузку.

• Согласование: Менеджер проверяет наличие и резервирует товар в течение 1 рабочего часа после получения заявки.
• Подготовка документов: Счет и спецификация формируются в тот же день, если заявка поступила до 16:00.
• Отгрузка: Выполняется на следующий рабочий день после 100% оплаты. Для постоянных клиентов по договору – в течение 24 часов после подтверждения заявки.

Как оформить срочную заявку

Используйте этот тип для форс-мажоров или когда нужно пополнить остатки быстрее обычного. Срочность влияет на стоимость логистики.

1. Отметьте галочкой «Срочная» в форме заявки или напишите «СРОЧНО» в теме письма.
2. Сразу позвоните вашему менеджеру, чтобы подтвердить обработку.
3. Уточните точное время готовности к самовывозу или крайний срок для доставки.

Мы обрабатываем такие запросы в приоритетном порядке: согласование занимает до 30 минут, а отгрузка возможна в день оплаты, если заявка поступила до 14:00.

Чтобы все работало гладко, всегда указывайте точные названия напитков, объем тары, количество упаковок и адрес доставки. Двойная проверьте эти данные перед отправкой – это сэкономит время на уточнениях.

Отзывы

Scarlet_Jay

Значит, так. Сидишь ты, королева прайс-листов и богиня накладных, с чашкой остывшего кофе. А тут — опять. Не «хочу жить у моря и разводить кактусы», а «срочно нужна спецификация на пять палет сокосодержащего напитка «Бодрячок» со скидкой под запрос». Оформляешь эту поэзию, где каждая строчка — крик души, но не твоей, а менеджера по закупкам, который уже третью неделю ищет ту самую кнопку «сделать всё хорошо». Работа мечты: превращать нервные тире из писем в стройные колонки заказа. И ведь самое смешное, что после всей этой казённой вакханалии с печатями и счетами, главный вопрос от клиента будет звучать примерно так: «А вы можете просто привезти это завтра к десяти? Без бумажек?». И ты, уже мысленно рисуя в воздухе узоры из артикулов, просто отвечаешь: «Конечно. Сейчас оформлю». Потому что волшебство — это не когда напитки появляются из ниоткуда. Это когда они выходят из-под твоего аккуратного, слегка ироничного пера.

Scarlet_Jay

А оптовикам сладенького нальёте?

Vanguard

Заказ на сотню ящиков колы — и вот ты уже Платон в мире прайс-листов. Клиент хочет не просто жидкость, а подтверждение своего выбора. Бланк заявки становится договором между его жаждой и твоей возможностью её утолить. Ошибся в цифрах — и философия лопнет, как пузырь в стакане. Всё просто: ты продаёшь напитки, а покупаешь чужое доверие. Работа с бумагами — это медитация на тему того, как абстрактное «хочу» превращается в конкретные бутылки на складе. Смешно, но в этих накладных порой больше смысла, чем в иных трактатах.

Cyber_Violet

Уже который раз натыкаюсь на это. Сплошные сложности и путаница. Мне нужно просто оформить заказ, а не разгадывать ребусы. Почему нельзя сделать одну простую форму вместо кучи непонятных полей? И потом эти вечные звонки для уточнений — у меня нет на это времени. Все так заморочено, что проще найти другого поставщика. Ощущение, что специально создают преграды, а не помогают работать. Устала от этого.

Luna_Spark

Ох, уже эти «оформления заявок»! Сижу, представляю: серьезные дяди в галстуках торжественно подают бланк на партию «Буратино». С печатью и факсом. А что, если мне, например, срочно сто ящиков «Дюшеса» для корпоратива? Можно заявку на салфетке нарисовать смайлик и отправить? Или курьеру шепнуть? Система, конечно, нужна, но иногда кажется, что она придумана для роботов, а не для живых людей, у которых клиент вот прямо сейчас в чате истерит. Сделайте уже наконец кнопку «Хочу всё и сразу» с предоплатой по взмаху ресниц! А то протоколы, согласования — мы же не ракеты в космос запускаем, в конце концов. Хотя, глядя на некоторые прайсы, начинаешь в этом сомневаться.

Cyber_Violet

Ой, а у вас тут всё так серьёзно про заявки! А я вот думала, что это как в кафе: хочу этот сок и вот тот лимонад, и побольше! 😊 Но если без шуток, мне самой пришлось разбираться, как всё правильно написать, чтобы не перепутать апельсиновый с томатным для нашего маленького салона. Теперь знаю, что главное — красивая цифра в столбике «количество» и самая яркая кнопка «отправить»! Всё-таки это удобно, когда тебя понимают с полуслова… ну или с полу-клика.

Amber_Quill

Девочки, а у вас бывает, что в сезон с заказами просто голова кругом? Я только начала работать с оптовиками и иногда теряюсь: то клиент напишет в мессенджере, то позвонит, а потом ещё правки в почту шлёт. Получается путаница, можно что-то упустить. Как вы организуете процесс, чтобы всё было в одном месте и чётко? Может, есть какой-то удобный способ собирать все пожелания по ассортименту и доставке, который прост и для клиента, и для меня? Очень нужен практичный совет, чтобы не тратить вечера на сверку таблиц и переписки. Поделитесь, пожалуйста, своим опытом!

Stellar_Fox

Девочки, кто работает с оптовиками? У меня маленький магазинчик. Каждый раз, когда приходит заявка от кафе или офиса, — тихий ужас. То менеджер позвонит, то на почте что-то теряется, то в накладной ассортимент путают. Сижу, сверяю вручную, сердце колотится: а вдруг ошиблась? Особенно когда они в последний момент «срочно два ящика добавьте!». Как вы справляетесь с этим потоком? Есть ли какой-то понятный способ, чтобы заказы не превращались в нервотрёпку, а клиенты не уходили из-за нашей путаницы? Поделитесь, пожалуйста, реальным опытом.

Nebula_Dream

Мой внутренний перфекционист тихо ликует, когда заявка собрана аккуратно. Ничего лишнего — только чёткие цифры, знакомые названия и предвкушение звонка: «Ваш чайный микс уже в пути». Работа идёт, а нервы — нет.

Crimson_Rain

Как будто составляешь изысканное меню для долгожданного приема. Каждая заявка — это не сухой перечень позиций, а тонкое предвкушение: какой аромат раскроется в бокале, о чем будет разговор под аккомпанемент льда, как смягчится вечер. Видеть в цифрах и накладных не просто товар, а будущие моменты уюта, шумные праздники или тихие беседы — вот в чем поэзия. Сводить счета, сверять остатки — это лишь канва. А вышиваешь по ней ты, превращая рутину в подготовку к маленькому волшебству, которое произойдет, когда кто-то отопрет пробку или услышит шипение открываемой бутылки. Работа с заявками — это искусство быть немножко волшебницей, которая знает рецепт хорошего настроения заранее.

NordicWolf

Стою перед монитором. Мигает курсор в графе «комментарий». Ещё одна заявка на пять палет соков «Мультифрукт». Клиент хочет, чтобы всё было «вчера». Система требует номер спецификации, а у меня в голове только тяжёлый, чугунный шар одной мысли: я должен превратить этот хаос желаний в безупречный цифровой приказ. Каждая ошибка в коде товара, в количестве — это не абстрактный «косяк». Это будет стоять здесь, в этом холодильнике, немым укором. Физически. Меня будут видеть. Спрашивать. Мне придётся объясняться. Процесс оформления — это не про эффективность. Это про создание барьера. Чёткого, неотвратимого алгоритма, который отсекает человеческую торопливость и небрежность. Заполнил все поля — получил товар. Сбой на любом этапе — стоп. Тишина. И это правильно. Потому что за каждым таким электронным документом — реальные ящики, запах картона, гул погрузчика и моя личная, тихая ответственность за то, чтобы ни одна бутылка не поехала не туда. Это молчаливая, одинокая работа. Но когда система срабатывает как часы, а на складе идеальный порядок — это и есть тот редкий момент, когда тишина внутри наконец совпадает с тишиной вокруг.

Silent_Wave

Девочки, а у вас тоже бывает, что оптовик позвонил, заказ продиктовал, а потом оказывается, что три ящика «той самой газировки» он не заказывал, а вы уже счет выставили? Или менеджер у них сменился, и новый вообще в глаза не видел нашу прайс-лист с акциями? Как вы справляетесь? У меня уже все тетради исписаны, звонки путаются, а нервы ни к чёрту. Может, есть какой-то простой способ, чтобы всё было четко и без этих вечных «ой, я думал, вы помните»? Поделитесь, как у вас отлажено?

SiberianBear

Отличная тема! Наш новый подход к заявкам делает процесс простым и быстрым. Клиенты получают нужные позиции без задержек, а мы — чёткий план на отгрузку. Это радует обе стороны и укрепляет доверие. Вместе движемся к лучшему сервису!

Vanguard

Ой, девочки, я тут прочитала про оформление заявок на напитки и чуть со стула не упала! Всю жизнь думала, что главное в этом деле — красиво попросить: «Милый, налей мне чаю». Оказывается, у оптовиков всё строго — никакого «милого», только бланки, цифры и печати. Представляю, как наш отдел закупок утром собирается: «Иван Петрович, а можно мне на этой неделе сто ящиков колы? Ну пожааалуйста!». А им в ответ: «Заявку по форме 15-Б!». Шутки шутками, но когда начинаешь разбираться, как это правильно делать, жизнь становится проще. Не надо потом звонить и кричать в трубку: «А где моя газировка?! Я же вчера Наталье из отдела продаж на словах заказывала!». Теперь хоть буду знать, куда смотреть и что тыкать, чтобы всё приехало вовремя и в нужном количестве. А то иногда получается как в той истории с лимонадом — заказали одно, а привезли совсем другое, и приходится делать вид, что так и было задумано. Спасибо за понятные разъяснения, а то я в этих бумажках как ёжик в тумане!