Сразу создайте единую форму для приема заявок, будь то на сайте, в соцсетях или в мессенджерах. Включите обязательные поля: тип кирпича (лицевой, рядовой, клинкерный), марку прочности (М100, М125, М150), цвет, количество в штуках или поддонах, контактные данные и адрес доставки. Это сократит время на уточнение деталей на 70%.

Поручите одному сотруднику проверять новые заявки каждые два часа. Его задача – быстро подтвердить получение звонком или смс и сверить наличие товара на складе. Если нужной позиции нет в достаточном объеме, сразу предложите проверенный аналог по близкой цене, прикрепив его фото и технические характеристики. Так вы не потеряете клиента из-за простого отсутствия товара.

Рассчитайте стоимость заказа в течение часа после подтверждения наличия. В коммерческом предложении детализируйте цену за единицу, общую сумму с учетом доставки и разгрузки, а также точные сроки отгрузки. Четко укажите условия оплаты – например, 50% предоплата для бронирования партии. Отправляйте документы в формате PDF, чтобы клиент мог легко их просмотреть на любом устройстве.

После отгрузки кирпича позвоните покупателю на следующий день. Убедитесь, что товар доставлен без повреждений и его количество соответствует накладной. Этот шаг снижает количество претензий и формирует лояльность. Добавьте контакт клиента в рассылку с информацией о новых поступлениях и акциях – так вы увеличите шанс на повторную покупку.

Заявки на кирпич от покупателей: как их обрабатывать

Создайте единую форму приема заявок на сайте или в CRM-системе. Обязательные поля: имя, контактный телефон, тип кирпича (например, керамический рядовой М-150), количество (в штуках или поддонах), регион доставки. Это сразу отсеет нерелевантные обращения и сэкономит время.

Назначьте ответственного менеджера, который проверяет новые заявки в течение 15 минут. Его первая задача – уточнить детали по телефону. Часто клиенты не указывают цвет, формат (одинарный, полуторный) или нужную дату отгрузки. Прямой разговор помогает избежать ошибок в дальнейшем.

Проверьте наличие запрашиваемой позиции на складе. Если товара в достатке, сразу рассчитайте коммерческое предложение с четкой стоимостью, включая доставку машинами определенного тоннажа. Если нужного кирпича нет, предложите два-три аналогичных варианта по характеристикам и цене.

Отправьте клиенту коммерческое предложение в формате PDF на электронную почту и продублируйте в мессенджере. В письме укажите срок действия цены (обычно 3-5 банковских дней) и условия оплаты (например, 70% предоплата, 30% – перед отгрузкой).

Ведите историю коммуникаций по каждой заявке в одной системе. Отмечайте: «отправлено КП», «клиент ждет решения», «договор на согласовании». Это позволит не терять клиентов и напомнить о себе в нужный момент.

Если в течение двух рабочих дней нет ответа, сделайте контрольный звонок. Вежливо поинтересуйтесь, получено ли предложение и остались ли вопросы. Часто клиент просто занят, и такое внимание переводит заявку в статус «заключена сделка».

После подтверждения заказа переведите информацию в наряд-заказ для склада и логистов. Четко укажите номер машины, время отгрузки и контакты водителя. Обязательно сообщите клиенту эти данные и ожидаемое время прибытия груза.

Через день после доставки свяжитесь с покупателем, чтобы убедиться, что кирпич прибыл в полном объеме и без повреждений. Этот шаг укрепляет доверие и увеличивает шансы на повторные заказы.

Регистрация и первичная обработка входящей заявки

Сразу зафиксируйте заявку в единой системе, будь то CRM, таблица или специализированная программа. Это основа для контроля и анализа.

Заполните карточку контакта, указав не только имя и телефон, но и город клиента, источник заявки (например, сайт или телефонный звонок) и точную дату обращения.

Ключевые данные для уточнения

При первом контакте задайте четкие вопросы, чтобы понять потребность. Узнайте тип кирпича (облицовочный, рядовой, клинкерный), нужную марку прочности (М100, М150) и количество. Спросите о цели покупки – для строительства дома, отделки или коммерческого объекта. Это поможет сразу оценить возможности выполнения.

Определите срочность отгрузки и предпочтительный способ получения товара – самовывоз со склада или доставка на объект. Если клиент пока не готов назвать точные объемы, договоритесь о примерных сроках, когда он сможет это сделать, и внесите пометку в карточку.

От первичного контакта к работе

После беседы присвойте заявке статус, например, «Требует расчета» или «Ждет подтверждения от клиента». Назначьте ответственного менеджера и установите дату следующего контакта. Если в момент обращения не удалось поговорить, запланируйте повторный звонок на то же число, но не позднее чем через 2 часа.

Кратко запишите итоги разговора в поле для комментариев. Отметьте, какие документы (прайс, каталог) были отправлены клиенту. Такая фиксация позволит любому сотруднику продолжить работу с заявкой без потери информации.

Уточнение деталей и расчет коммерческого предложения

Сразу запросите у клиента полную спецификацию. Вам нужны не только марка и количество кирпича, но и цвет, фактура, формат (рядовой, лицевой, фасонный), а также назначение – для кладки, облицовки или цоколя. Это определит складскую позицию и возможные аналоги.

Ключевые вопросы для клиента

Уточните объем поставки в штуках и поддонах. Спросите о требованиях к упаковке (стретч-пленка, термоусадка) и необходимости доставки манипулятором. Обязательно обсудите график отгрузки: разово или партиями в течение проекта. Знание этих деталей предотвратит недопонимание на этапе отгрузки.

Рассчитывая стоимость, работайте с актуальным прайс-листом и остатками на складе. В калькуляцию включите цену за единицу, стоимость поддона, упаковки и доставки до объекта. Если клиент берет крупную партию, подготовьте варианты со скидкой от объема – например, 5% при заказе от 20 000 штук.

Структура вашего предложения

Оформите коммерческое предложение в виде четкой таблицы. Укажите наименование товара, артикул, количество, цену за штуку и за всю позицию. Отдельной строкой выделите упаковку, доставку и итоговую сумму. Пропишите срок действия цены – обычно 3-5 банковских дней – и условия оплаты (предоплата, ее размер). Это ускорит согласование.

Отправьте расчет клиенту и назначьте короткий звонок. Устно пройдитесь по основным пунктам, ответьте на вопросы и зафиксируйте договоренности. Так вы покажете заинтересованность и сократите время на переписку.

Согласование, подтверждение и передача заказа в логистику

Сразу после получения заявки отправьте покупателю коммерческое предложение с финальной спецификацией. Включите в один документ:

• Полный перечень кирпича с маркировкой, цветом и количеством.
• Актуальную цену за штуку и за поддон.
• Сумму к оплате с учетом НДС.
• Плановые сроки отгрузки с учетом производства или наличия на складе.
• Условия отгрузки (самовывоз или доставка).

Для подтверждения заказа запросите от клиента подписанную спецификацию и 100% предоплату. Только после поступления средств на расчетный счет заказ считается принятым в работу. Автоматически уведомите клиента о получении оплаты и повторно продублируйте ему согласованные сроки.

В тот же день сформируйте задание для логистического отдела. Используйте единый шаблон, который содержит все данные для отгрузки:

• Номер подтвержденного заказа и ссылку на оплату.
• Точный адрес и время погрузки на вашем складе.
• Контактные данные ответственного кладовщика.
• Детализацию по поддонам: количество, тип упаковки, общий вес.
• Информацию для водителя: адрес доставки, контакт получателя, особые отметки по разгрузке.

Назначьте в системе менеджера, который будет отслеживать статус выполнения этого задания. Его задача – убедиться, что кладовщики собрали заказ без ошибок, а логисты вовремя подали машину. После отгрузки менеджер передает клиенту транспортные документы и закрывает заявку в системе.

Отзывы

Stellar_Joy

Мой опыт подсказывает, что чёткая система обработки заявок — это основа доверия клиентов. Разработайте единую форму для всех данных: от типа кирпича и объёма до контактов и желаемых сроков. Это сразу отсеет путаницу. Обязательно назначайте ответственного, который будет в течение часа подтверждать получение заявки голосом. В разговоре можно быстро уточнить детали, которые клиент часто упускает в письме. Так вы избежите ошибок в расчётах. Весь процесс от запроса до отгрузки лучше фиксировать в простой таблице или CRM. Это позволяет в любой момент видеть статус каждого обращения и контролировать сроки. Клиенты ценят, когда их запрос не теряется, а движется по понятному им пути.

Crimson_Rose

Девочки, а как вы справляетесь, когда звонят несколько покупателей сразу? Я теряюсь: кто первый написал, а кто первым позвонил? Боюсь обидеть людей, откладывая заявку. И как не перепутать цифры в спешке? Может, есть простой способ ничего не упустить? Поделитесь, пожалуйста, своим опытом!

Lunar_Fox

Девочки, а у вас бывало, что заявка на стройматериалы висит в воздухе, а клиент уже в панике? Я вот всегда теряюсь: если человек пишет в мессенджер «нужен кирпич», но срочно уходит, — сколько раз можно напоминать о себе, чтобы не показаться навязчивой? Или лучше сразу звонить? Как вы находите этот баланс между оперативностью и тактом?

NordMan

Вот мой блестящий и костноязычный взгляд. Читаю про заявки на кирпич и вижу логику: человек хочет груду обожжённой глины. Зачем усложнять? Моя система обработки проста: получил письмо — отправил кирпич. Никаких «уточним детали» или «согласуем сроки». Хочет жёлтый, а есть только красный? Отправлю красный. Это же кирпич, а не оттенок помады. Планирует строить замок, а я привёз три поддона? Значит, его замок будет компактным. Клиент пишет десять уточняющих вопросов? Отвечу одним фото кирпича на поддоне. Картинка стоит тысячи слов, а у меня язык, знаете ли, костный. Главное — действие. Кирпич в пути. Остальное — лирика для брюнетов.

Aurora_Breeze

Первым делом я всегда проверяю полноту данных в заявке: кроме контактов, это тип кирпича, марка, количество и сроки. Если чего-то не хватает, сразу уточняю по телефону — это экономит время всем. Затем сверяю запрос с текущими остатками на складе и в производстве. Бывает, нужного сорта нет в наличии, но есть близкий аналог; предлагаю его клиенту, подробно объясняя разницу в характеристиках и цене. Важный момент — фиксация всех договоренностей. Я веду отдельный файл по каждой заявке, куда вношу историю обсуждений, коммерческие условия и особые пожелания. Это помогает избежать недопонимания на этапе отгрузки. Если поставка откладывается, обязательно предупреждаю покупателя заранее. Личный контакт и внимание к деталям — вот что действительно сокращает количество незакрытых запросов и формирует надежную репутацию.

Velvet_Shadow

Знаете, я сама когда-то разгребала эти заявки вручную. Сплошные записки в тетрадке и звонки каждые пять минут! Сейчас-то всё проще. Главное — не потерять человека. Вижу заявку — сразу звоню, улыбаюсь в голосе, уточняю детали. Людям важно, чтобы их услышали быстро, а не через три дня. Обязательно записываю всё в одну общую табличку или базу, куда все в отделе заглянуть могут. Чтобы если я занята, коллега мог помочь клиенту без лишних вопросов. И всегда называю своё имя — так доверия больше. После отгрузки ещё раз интересуюсь, всё ли в порядке. Мелочь, а срабатывает на ура! Клиенты возвращаются и друзей рекомендуют. В этом и есть наш настоящий рост.

Cyber_Valkyrie

А вы не замечали, как странно звучит слово «обработать» применительно к чьей-то просьбе? Вот лежит на столе заявка — набор цифр, адрес, тонна кирпича. А за ней — чьё-то смутное ожидание, чей-то будущий дом, в стенах которого, может, будут смеяться или плакать. Скажите, как в этой череде звонков и писем не потерять это — призрачное, но настоящее? Как сохранить в себе способность чувствовать, что за сухим «заказ принят» стоит чья-то мечта о тепле, которую так легко, по неосторожности, превратить просто в отчётную единицу?

Silent_Melody

Сразу оцениваю срочность и объём. Проверяю складские остатки автоматически, чтобы ответить клиенту за минуту. Личные заметки в карточке контрагента — моя палочка-выручалочка для повторных обращений. Чёткий чек-лист для менеджера ускоряет работу в разы. Система вместо хаоса!

Amber_Spark

Чёткая схема обработки заявок — ваша уверенность. Мой опыт: фиксируйте все детали в одном файле, сразу уточняйте сроки и тип кладки. Это ускоряет ответ и формирует надёжную базу клиентов.

Saturn

Понятно, что система учёта заявок нужна. Но меня бесит, когда из-за неё живой человек превращается в робота. Клиент звонит по кирпичу, а ему сначала вопросы по скрипту: «А вы юрлицо или ИП? А номер карты лояльности?» Да мне просто сарай построить надо! Обработать — это не значит засунуть в CRM и забыть. Сам работал на складе: лучшие продажи были, когда водитель диспетчеру звонил и тот на ходу соображал, где паллет со браком или неликвидом, который можно отдать дешево. А сейчас всё по регламенту: нет в системе — нет кирпича. Гибкость потеряли полностью. Автоматизация ради отчёта, а не ради дела.

IronSide

Автор, а вы сами-то когда-нибудь вкалывали на этой каторге – обработке заявок? Или теорию оторвали от практики красивыми схемами? Интересно, ваша методика учитывает, что в пятницу в четыре вечера позвонит мужик, который месяц назад спрашивал про облицовочный кирпич «как у соседа», а теперь ему срочно нужны два поддона забутовки, и он будет полчаса объяснять, где именно ему выгружать, параллельно ругая цены? Как ваша система обрабатывает этот классический кейс – перевод из разряда «вежливо слушаем» в категорию «немедленно забываем»? И главное: где в вашем алгоритме место для тихого, почти медитативного отчаяния менеджера, который в сотый раз за день слышит вопрос «а он точно красный?», понимая, что вся его жизнь – это бесконечный спор о оттенках шоколада и терракоты? Вы предлагаете инструменты или просто ритуалы для создания видимости деятельности, пока клиент думает, сравнивает и в итоге покупает у того, чей дядя работает на заводе?

Knyaz

Коллеги, допустим, клиент звонит по старой заявке, но хочет изменить и тип кирпича, и сроки. Ваш менеджер уже ведёт с ним переговоры. Как вы строите учёт в такой ситуации, чтобы склад и производство видели актуальную картину? Фиксируете где-то промежуточные договорённости до подтверждения, или вносите правки только после окончательного «да» от покупателя? Интересно, как решаете эту задачу.

ShadowHunter

А если заявка с ошибкой? Как быть?